Kamu İhaleleri özelde de TOKİ İhaleleri için dosya hazırlarken teklif dosyasına konulması gereken belgeler ve dikkat edilmesi gereken hususlar.
Devlet İhaleleri için hazırladığınız Teklif Dosyanıza (şartnameye bağlı olarak değişmekle beraber) aşağıdaki belgeleri koymuş olmanız gereklidir.
- ADRES BEYANI
- İHALE DOSYASININ ALINDIĞINA DAİR DEKONT
- ODA KAYIT BELGESİ - Kayıtlı olunan odadan, ilk ilan tarihinden sonra alınmış veya ihale tarihinin içinde bulunduğu yılda alınmış olacak.
- İMZA SİRKÜLERİ
- TİCARET SİCİL GAZETESİ (Ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir gazetede bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret sicil Gazeteleri veya bu hususları gösterir diğer belgeler ve tüzel kişiliğin imza sirküleri.
- TEKLİF MEKTUBU
- GEÇİCİ TEMİNAT MEKTUBU (Teyit isteniyorsa şube veya genel müdürlük teyidi ile birlikte alınacak. En az teklif bedelinin %3 ü kadar olacak ve teklif geçerlilik süresine 30 gün eklenmiş olarak alınacak)
- BANKA REFERANS MEKTUBU (Teyit isteniyorsa şube veya genel müdürlük teyidi ile birlikte alınacak, en az teklif bedelinin %10 u kadar olacak)
- YETERLİK BELGELERİ – (İş Bitirme – iş Denetleme – İş Yönetme)
- ALT YÜKLENİCİ TAAHHÜTNAMESİ (Alt Yüklenici çalıştırılmasına izin verilmesi halinde, isteklinin alt yüklenicilere yaptırmayı düşündüğü işlerin listesi)
- ORTAKLIK DURUM BELGESİ – (Yarısından fazla hisseye sahip ortak için Ticaret Sicil Müdürlükleri veya Müşavirler tarafından onaylı olarak alınacak)
- EKONOMİK VE MALİ YETERLİLİĞE İLİŞKİN BELGELER
- Banka Referans mektubu (Teklif edilen bedelin %10'dan az olmamak üzere bankalarda alınan ve kullanılmamış nakdi ve gayri nakdi kredisi yada üzerinde kısıtlama bulunmayan mevduatını gösterir Banka Referans Mektubu) Söz konusu mektubun ilan tarihinden sonra düzenlenmiş olması zorunludur.
- İsteklinin ihalenin yapıldığı yıldan önceki bilançosu ve gerekli görülen bölümleri veya bu belgelere eşdeğer belgeler.
- Gelir Tablosu
- Cari oran ve Gelirlerin son üç yıl ortalamasını gösteren tablolar
- Kesilmiş faturalar
- ANAHTAR TEKNİK PERSONEL (“Sayısı ve Niteliği” ihale dokümanında belirtilenden az olamaz)
- ANAHTAR TEKNİK PERSONEL BEYANNAMESİ
- ANAHTAR TEKNİK PERSONEL LİSTESİ
- ANAHTAR TEKNİK PERSONEL NİTELİĞİNDEKİ PERSONEL LİSTESİ
- TEKNİK PERSONEL BEYANNAMESİ
- TEKNİK PERSONEL LİSTESİ
- TEKNİK PERSONEL NİTELİĞİNDEKİ PERSONEL LİSTESİ
- MEZUNİYET BELGELERİ / DİPLOMALAR
- İNŞAAT MÜHENDİSLERİ VEYA İLGİLİ ODA KAYIT BELGESİ
- YAPI ARAÇLARI TAAHHÜTNAMESİ
- MAKİNE EKİPMAN LİSTESİ
- ORTAKLIK HİSSE BEYANI
- ANAHTAR TEKNİK PERSONEL ÜCRETLİ ÇALIŞAN İSE SSK BELGELERİ (İŞE GİRİŞ VE PRİM ÖDEME DEKONTLARI)
Yukarıdaki belgeleri koydunuz ama bitmedi, genellikle kamu ihalelerinden elenmeye sebep olan bazı kritik husuları da dosyanızı vermeden önce son bir kontrole tabi tutmanızda fayda var.
Öncelikle Teklif Mektubunuzdaki tutarın hem rakamla hem de yazıyla yazılmış olması ve birebir aynı tutar olması gerekli, çok basit bir hata ama ne kadar sık yapıldığını tahmin bile edemezsiniz.
Anahtar Teknik Personel'in ise ihale tarihinden geriye doğru 1 (bir) yıl boyunca firmanızda çalışmış olması gerekir. Bunu kanıtlayıcı belgeler olarak SSK belgeleri (İşe giriş bildirgesi, aylık bildirgeler v.b.) ile müşavirler tarafından hazırlanan belgeler (ortaklık durum belgesi) sizden talep edilir. Yani ihaleden birkaç gün önce Anahtar Teknik Personel olarak göstereceğimiz kişinin işe girişini yapmanız yeterli değil.
Anahtar Teknik Personel konusundaki bir diğer yanılsamada yeni kurulan firmalar'ın, bu 1 (bir) yıllık sürenin kendilerini bağlamadığını düşünmesi. Bu tamamen yanlış bir düşünce, Anahtar Teknik Personel istenilen işlere, kurulalı henüz 1 (bir) yıl olmamış firmalar, Anahtar Teknik Personel şartını karşılayamadıkları için, diğer tüm şartları taşısalar bile katılamazlar.
Ekonomik ve Mali Yeterlilik kriterlerini dikkate almadan sadece istenen belgelerin verilmesi de sık yapılan bir hata. Son yıl Gelir Tablosu ve Bilançosunda istenen oranları tutturamayan bir firma son 3 yıl ortalamasında istenen oranı çok rahat tutturabilecek iken bu kontrolü yapmadığı için elenebiliyor.
İhale ilanında istenilen türden iş bitirme belgesi olmayan firmaların verdikleri teklifler, diğer tüm belgeleri tam olsa bile değerlendirmeye alınmadan eleniyor.
